PASSO A PASSO
Como enviar holerite por e-mail automaticamente
Enviar holerite por e-mail automaticamente significa que o RH sobe o PDF da folha uma vez e o sistema cuida de separar, identificar e avisar cada funcionário — sem anexar arquivo por arquivo. Este passo a passo mostra como montar esse fluxo, o que conferir antes de disparar e por que o e-mail deve ser o aviso, não o único lugar onde o holerite existe.
Por que o envio manual de holerite por e-mail não escala
Com poucos funcionários, anexar PDFs um a um é apenas trabalhoso. À medida que a equipe cresce, o tempo gasto e o risco de sigilo crescem junto, porque cada e-mail é uma chance de enviar o holerite à pessoa errada. Esse é o erro mais comum do envio manual. O segundo é o funcionário não encontrar o anexo semanas depois e pedir segunda via.
Passo 1: prepare o cadastro dos funcionários
O envio automático depende de três dados corretos: nome, CPF e e-mail. Nome e CPF são usados para identificar o holerite no PDF; o e-mail recebe a notificação. Antes do primeiro envio, exporte a base do sistema de folha, confira e-mails desatualizados e defina um canal para o funcionário informar mudanças de contato.
Passo 2: exporte os holerites da folha em PDF
Gere o lote da competência no sistema de folha ou peça à contabilidade. Pode ser um PDF único com todos os funcionários ou um ZIP com vários arquivos. Não é preciso dividir o PDF manualmente: a separação é feita pelo sistema no passo seguinte. Veja como dividir holerite em PDF e enviar em lote.
Passo 3: envie o lote e revise a identificação
No OpeRH Docs, importe o arquivo. A IA lê CPF e nome em cada página e sugere o vínculo com o funcionário cadastrado. Páginas ilegíveis ou sem correspondência ficam em uma lista de pendências. Resolva essas exceções antes de distribuir — é a sua etapa de controle.
Passo 4: publique e deixe o sistema notificar
Confirme a competência, a categoria do documento e se a assinatura eletrônica será exigida. Ao publicar, cada funcionário recebe um e-mail avisando que o holerite está disponível — e um push no aplicativo nos planos Plus e Max. O documento fica no portal e no app, com login individual, não como anexo solto.
Passo 5: acompanhe leitura, assinatura e pendências
O painel mostra quem foi notificado, quem abriu e quem assinou. E-mail entregue não é documento lido: trate os três registros separadamente. Use as pendências para orientar quem ainda não acessou, em vez de reenviar tudo.
O que fazer quando o funcionário diz que não recebeu o e-mail
- Confira o endereço cadastrado e o registro de notificação no painel.
- Oriente a verificar a pasta de spam e, principalmente, a acessar o portal ou o app, onde o documento está independentemente do e-mail.
- Separe o problema: contato errado, acesso não criado ou documento não publicado têm soluções diferentes.
- Nunca reenvie para um endereço coletivo ou para outra pessoa para contornar o problema.
Envio automático substitui a conferência do RH?
Não. A automação elimina a preparação individual e a distribuição; a revisão do lote continua com o RH. Confira a competência, o arquivo e os vínculos antes de publicar. Automatizar a entrega não é o mesmo que gerar a folha nem agendar envios sem supervisão.
Perguntas frequentes
Posso enviar holerite por e-mail sem sistema, só com o Gmail ou Outlook?
O funcionário recebe o PDF como anexo?
Dá para agendar o envio?
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